Problem
Die IT-Infrastrukturabteilung der Internationalen Hochschule (IU) stand vor der Herausforderung ein effektives Projekt-Portfolio-Management (PPM) zu etablieren. Es mangelte an Transparenz über den Status laufender Projekte, einer klaren Zuordnung von Ressourcen sowie einem standardisierten Verfahren zur Planung und Umsetzung neuer Projekte. Die vorhandenen Tools und Prozesse waren nicht ausreichend, um die wachsenden Anforderungen der Abteilung zu bewältigen.
Ziel
Das Ziel war es, ein funktionierendes Projekt-Portfolio-Management zu etablieren, das eine klare Übersicht über alle Projekte bietet, Abhängigkeiten sichtbar macht und eine effiziente Ressourcenplanung ermöglicht. Gleichzeitig sollte ein einfach nutzbares und zukunftsfähiges System implementiert werden, das die Grundlage für weitere Optimierungen und Skalierungen in anderen Abteilungen legt.
Lösung
Mithilfe von partnaer konnten die bestehenden Herausforderungen gelöst werden. Zunächst erfolgte die Integration der Projekte in die Projektmanagement-Software Jira, wobei ein Projekt-Portfolio erstellt wurde, das den Status und Fortschritt aller Projekte übersichtlich darstellt. Im nächsten Schritt wurden Prozesse und Verantwortlichkeiten definiert, sodass eine klare Zuordnung von Projekten und Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter gewährleistet war. Parallel dazu wurde das Ressourcenmanagement optimiert: Durch Tests mit verschiedenen Anbietern für die Ressourcenplanung konnte eine Lösung identifiziert werden, die den spezifischen Anforderungen gerecht wird. Ergänzend dazu wurden regelmäßige Planungs- und Review-Meetings eingeführt, um Teamwork und Transparenz zu fördern. Dieses gemeinsame Commitment hat das Engagement der Teams erheblich gesteigert. Insgesamt führte dieser strukturierte Ansatz zu einer deutlichen Verbesserung der Transparenz, Planbarkeit und Effizienz.